Ethischer Kanal

 

INTERNE POLITIK ZUR ABWEHR VON HINWEISEN AUF VERSTÖSSE UND ZUM INFORMATIONSSYSTEM

 

1. Zweck

Zweck dieser Richtlinie ("Richtlinie") ist es, die allgemeinen Grundsätze des internen Meldesystems ("IIS") darzulegen, das von SMC España, S.A.U. (das "Unternehmen") gemäß den Bestimmungen des Gesetzes 2/2023 vom 20. Februar über den Schutz von Personen, die Verstöße gegen Rechtsvorschriften melden, und den Kampf gegen Korruption ("Gesetz 2/2023" oder "Gesetz zum Schutz von Hinweisgebern") eingeführt wurde. Im Einklang mit der Geschäftsethik des Unternehmens verfolgt das SII ein zweifaches Ziel: zum einen den Schutz von Personen, die Verstöße innerhalb seines Anwendungsbereichs melden, und zum anderen die Stärkung und Förderung der Informations- und Kommunikationskultur als Mechanismus zur Verhinderung, Aufdeckung und Reaktion auf unregelmäßiges Verhalten.

 

2. Aufsuchen

Als Verstöße im Sinne dieser Politik gelten die in Artikel 2 des Gesetzes zum Schutz von Hinweisgebern aufgeführten Handlungen oder Unterlassungen sowie die Nichteinhaltung sonstiger Maßnahmen, die zur Verhinderung gesetzeswidriger Handlungen ergriffen wurden. In Bezug auf die zu meldenden Sachverhalte betrifft dieser Anwendungsbereich daher alle Verstöße allgemeiner Art im Zusammenhang mit dem Unternehmen. In jedem Fall fallen Mitteilungen oder Informationen, die außerhalb des in Artikel 2 des Gesetzes zum Schutz von Hinweisgebern festgelegten sachlichen Anwendungsbereichs liegen, sowie deren Absender nicht in den besonderen Schutzbereich des genannten Gesetzes.

Die vorgenannten Verstöße können auch dann gemeldet werden, wenn sie von Dritten außerhalb des Unternehmens begangen wurden, sofern diese an der Ausübung der Tätigkeiten des Unternehmens und in dessen Namen beteiligt sind. Diese Richtlinie gilt für Whistleblower, d.h. für jede natürliche Person, die eine Meldung über mögliche Handlungen oder Unterlassungen im Sinne von Artikel 2 des Gesetzes zum Schutz von Whistleblowern im Rahmen eines Beschäftigungsverhältnisses oder einer beruflichen Tätigkeit im Sinne von Artikel 3 Absätze 1 und 2 des Gesetzes macht.

 

3. Die SII

Das SII besteht im Wesentlichen aus den internen Kanälen, die für die Entgegennahme von Meldungen über Verstöße eingerichtet wurden, dem SII-Manager und dem Verfahren für die Bearbeitung solcher Meldungen, das als "Verfahren für die Verwaltung der im internen Informationssystem eingegangenen Informationen" ("SII-Verfahren") bezeichnet wird.

 

3.1 Allgemeine Grundsätze und Garantien

Alle Maßnahmen, die im Rahmen des SII durchgeführt werden, werden auf sichere Weise, nach den Kriterien der Verhältnismäßigkeit und Objektivität, unter größtmöglicher Beachtung des geltenden Rechts und unter Anerkennung der Rechte aller Beteiligten durchgeführt. In jedem Fall sind die Vertraulichkeit und die Rechte auf Privatsphäre, Schutz der Privatsphäre, Ehre, Verteidigung und die Unschuldsvermutung der Personen zu gewährleisten, die an dem Ermittlungsverfahren beteiligt sind, das infolge des Empfangs einer über das SII des Unternehmens erfolgten Mitteilung eingeleitet wurde.

Die Mitteilungen können schriftlich oder mündlich in der betreffenden Sitzung erfolgen und können anonym sein. Die Identität des Informanten darf, sofern sie bekannt ist, neben den in der Datenschutzerklärung genannten Dritten nur der Justizbehörde, der Staatsanwaltschaft oder der zuständigen Verwaltungsbehörde im Rahmen einer strafrechtlichen, disziplinarrechtlichen oder sanktionierenden Untersuchung mitgeteilt werden, nachdem der Informant davon in Kenntnis gesetzt wurde, vorausgesetzt, dass dieser Umstand die Untersuchung oder das laufende Gerichtsverfahren nicht beeinträchtigt.

Die Maßnahmen zur Überprüfung und Klärung des in den eingegangenen Mitteilungen enthaltenen Sachverhalts müssen unter Einhaltung aller im SII-Verfahren ausdrücklich vorgesehenen Garantien für die beteiligten Personen durchgeführt werden. Der von der Mitteilung betroffenen Person wird das Recht zuerkannt, über die ihr zur Last gelegten Tatsachen informiert zu werden und jederzeit Gehör zu finden. Die Ermittlungsmaßnahmen müssen unter Berücksichtigung der Komplexität des Sachverhalts so sorgfältig, zügig und wirksam wie möglich durchgeführt werden, in jedem Fall unter Einhaltung der im SII-Verfahren festgelegten Fristen. Bei möglichen arbeitsrechtlichen Verstößen von Arbeitnehmern beginnt die gesetzliche und/oder vertragliche Verjährungsfrist in jedem Fall erst dann zu laufen, wenn der Sachverhalt vollständig bekannt ist, und die durchgeführten Ermittlungsmaßnahmen unterbrechen eine eventuell bereits begonnene Verjährungsfrist.

 

3.2 Informationskanäle

Das SII ist ein komplexes System, zu dessen Bestandteilen auch die internen Kanäle zur Meldung möglicher Verstöße gehören. Das SII sollte als bevorzugter Kanal für die Meldung von Verstößen über den zu diesem Zweck eingerichteten internen Kanal, den Ethik-Kanal, genutzt werden, da ein sorgfältiges und wirksames Vorgehen seitens des Unternehmens den durch die untersuchten Handlungen verursachten Schaden begrenzen könnte.

Dieser interne Kanal ist so konzipiert, dass die Vertraulichkeit der Identität des Informanten, der betroffenen Person und der in der Mitteilung erwähnten Dritten sowie der Schutz personenbezogener Daten gewährleistet ist und der Zugriff durch unbefugte Personen verhindert wird. Unbeschadet des bevorzugten Kanals dieses internen Kanals für die Meldung möglicher Verstöße gegen das Gesetz zum Schutz von Hinweisgebern können Hinweisgeber auch die von den öffentlichen Verwaltungen zu diesem Zweck eingerichteten Kanäle ("externe Kanäle") nutzen, entweder direkt oder nach Meldung über den oben genannten internen Kanal.

Die externen Kanäle für die Meldung von Verstößen werden in diese Politik aufgenommen und den potenziellen Informanten ordnungsgemäß mitgeteilt, sobald sie aktiviert sind:

 

3.3 Verantwortlich für SII

Der Verwaltungsrat der Gesellschaft ist für die Umsetzung des SII verantwortlich und ernennt Herrn Gorka Landa Ruiz de Arcaute ("SII-Manager") als verantwortliche Person für dessen Verwaltung. Die Benennung des IIS-Beauftragten wird der unabhängigen Behörde zum Schutz von Hinweisgebern mitgeteilt. Ist der IIS-Beauftragte an der Mitteilung eines möglichen Verstoßes beteiligt, so sind Maßnahmen zu ergreifen, um eine ausreichende Unabhängigkeit zu wahren, indem der IIS-Beauftragte von allen Aufgaben im Zusammenhang mit der fraglichen Mitteilung abgezogen wird.

Der IBS-Manager verwaltet sorgfältig und ohne Interessenkonflikt die Informationen, die er über den eingerichteten Kanal erhält, und sorgt für die ordnungsgemäße Anwendung des IBS-Verfahrens, unbeschadet der möglichen Auslagerung des Informationsempfangs. Der Leiter des IIS führt außerdem ein Register der eingegangenen Informationen und Mitteilungen sowie der Untersuchungsakten ("Untersuchungsakten"), zu denen sie führen, wobei die Vertraulichkeit dieser Informationen und die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen gewährleistet werden.

Der IBS-Manager verfügt über die materiellen und personellen Mittel, die für die ordnungsgemäße Erfüllung seiner Aufgaben erforderlich sind, die er selbständig und unabhängig von den übrigen Organen der Gesellschaft wahrnimmt, und seine Handlungen müssen den in dieser Politik dargelegten allgemeinen Grundsätzen entsprechen.

 

3.4 Verfahren

Das SII-Verfahren regelt die Verwaltung und Verarbeitung von Mitteilungen, die über das SII des Unternehmens eingehen. Die Gesamtheit der Maßnahmen, die zur Überprüfung und Klärung der Fakten durchgeführt werden, die in den Mitteilungen genannt werden, die über die von der Gesellschaft im Rahmen des SII eingerichteten internen Kanäle eingegangen sind, bilden die Ermittlungsakte, deren Phasen im SII-Verfahren geregelt sind.

Falls der Sachverhalt, der Gegenstand der Information ist, auf eine Straftat hindeuten könnte, muss die Staatsanwaltschaft oder gegebenenfalls die Europäische Staatsanwaltschaft informiert werden, wobei in jedem Fall die Bestimmungen des "Sonderprotokolls für interne Ermittlungen bei möglichen Straftaten der juristischen Person" der Gesellschaft anzuwenden sind.

 

4. Schutz von Whistleblowern

 

4.1 Bedingungen für den Schutz

Whistleblower müssen in gutem Glauben handeln. Die Mitteilungen müssen den Kriterien der Wahrhaftigkeit und Verhältnismäßigkeit entsprechen und dürfen sich nur auf Tatsachen beziehen, die für das Unternehmen von Bedeutung sind. Manipulierte oder falsche Mitteilungen oder Informationen oder solche, die auf rechtlich nicht schützbaren Motiven beruhen, können die Anwendung der geltenden Disziplinarvorschriften sowie die Einleitung entsprechender rechtlicher Schritte zur Geltendmachung von Schäden und Verlusten zur Folge haben, die möglicherweise entstanden sind.

Zusätzlich zu den in Artikel 3 Absätze 1 und 2 des Gesetzes zum Schutz von Hinweisgebern genannten Hinweisgebern erstrecken sich die in Titel VII des genannten Gesetzes und in der vorliegenden Richtlinie vorgesehenen Schutzmaßnahmen auch auf natürliche und juristische Personen, die mit dem Hinweisgeber unter den Bedingungen und in dem Umfang verbunden sind, die in den Absätzen 3 und 4 des genannten Artikels 3 vorgesehen sind. Sie alle haben Anspruch auf den in diesem Absatz vorgesehenen Schutz, vorausgesetzt, dass die folgenden Bedingungen erfüllt sind:

  • • Sie haben berechtigten Grund zu der Annahme, dass die in diesem Abschnitt genannten Informationen zum Zeitpunkt der Mitteilung oder Offenlegung wahr sind, auch wenn sie keine schlüssigen Beweise vorlegen, und dass die Informationen in den Anwendungsbereich des Gesetzes zum Schutz von Hinweisgebern fallen.
  • • Die Mitteilung oder Offenlegung erfolgte in Übereinstimmung mit den Anforderungen des Whistleblower Protection Act.

Ausdrücklich ausgenommen von dem in diesem Abschnitt vorgesehenen Schutz sind Personen, die Informationen mitteilen oder offenlegen, die nach dem IIS-Verfahren unzulässig sind, Informationen, die sich auf Behauptungen beziehen, die zwischenmenschliche Konflikte betreffen oder nur den Informanten und die Personen, auf die sich die Mitteilung oder Offenlegung bezieht, betreffen, Informationen, die der Öffentlichkeit vollständig zugänglich sind, oder bloße Gerüchte sowie Informationen, die sich auf Handlungen oder Unterlassungen beziehen, die nicht in den sachlichen Anwendungsbereich von Artikel 2 des Gesetzes zum Schutz von Hinweisgebern fallen.

 

4.2 Verbot von Repressalien

Das Unternehmen wird keine direkten oder indirekten Vergeltungsmaßnahmen, einschließlich Drohungen oder Versuchen von Vergeltungsmaßnahmen, gegen eine Person ergreifen (und dafür sorgen, dass seine Fachkräfte diese nicht ergreifen), die in gutem Glauben über das SII oder auf anderem Wege gemäß den Bestimmungen dieser Richtlinie und den geltenden Vorschriften einen Verstoß gemeldet hat.

Für die Zwecke dieser Politik bedeutet Vergeltung jede Handlung oder Unterlassung, die gesetzlich verboten ist oder die direkt oder indirekt zu einer ungünstigen Behandlung führt, die die Person, die sie erleidet, im Vergleich zu einer anderen Person im Beschäftigungs- oder Berufsumfeld nur deshalb benachteiligt, weil sie ein Whistleblower ist oder weil sie eine öffentliche Mitteilung gemacht hat.

 

4.3 Unterstützungs- und Schutzmaßnahmen

Das Gesetz zum Schutz von Hinweisgebern (Whistleblower Protection Act) sieht außerdem eine Reihe von Unterstützungs- und Schutzmaßnahmen für Hinweisgeber vor, die die in Artikel 2 aufgeführten Handlungen oder Unterlassungen melden. Diese Maßnahmen, die gegebenenfalls von der unabhängigen Behörde zum Schutz von Hinweisgebern (Independent Whistleblower Protection Authority) oder einer anderen zuständigen Behörde oder Einrichtung bereitgestellt werden, sind die folgenden:

  • • Unterstützende Maßnahmen:
    • • Umfassende, unabhängige und kostenlose Information und Beratung über die verfügbaren Verfahren und Rechtsmittel, Schutz vor Repressalien und die Rechte der betroffenen Person.
    • • Wirksame Unterstützung durch die zuständigen Behörden für jede relevante Behörde, die an ihrem Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen beteiligt ist, einschließlich der Bescheinigung, dass sie für den Schutz nach dem Whistleblower Protection Act in Frage kommen.
    • • Rechtshilfe in Strafverfahren und grenzüberschreitenden Zivilverfahren im Einklang mit dem Gemeinschaftsrecht.
    • • Finanzielle und psychologische Unterstützung in Ausnahmefällen, wenn die Unabhängige Behörde für den Schutz von Hinweisgebern dies nach einer Bewertung der Umstände, die sich aus der Meldung ergeben, beschließt.
  • • Schutzmaßnahmen:
    • • Es wird nicht davon ausgegangen, dass der Whistleblower gegen eine Beschränkung der Offenlegung von Informationen verstoßen hat, und er unterliegt keinerlei Haftung im Zusammenhang mit einer solchen Mitteilung oder öffentlichen Bekanntgabe, sofern der Whistleblower berechtigte Gründe zu der Annahme hatte, dass die Mitteilung zur Aufdeckung eines Verstoßes im Sinne des Whistleblower-Schutzgesetzes erforderlich war. Diese Maßnahme berührt nicht die strafrechtliche Haftung.
    • • Der Meldende haftet nicht für den Erwerb oder den Zugriff auf die gemeldeten Informationen, sofern dieser Erwerb oder Zugriff keine Straftat darstellt.
    • • In Verfahren vor einem Gericht oder einer anderen Behörde wegen eines Schadens, den eine meldende Person erlitten hat, wird, sobald sie hinreichend nachgewiesen hat, dass sie eine Offenlegung vorgenommen und einen Schaden erlitten hat, vermutet, dass der Schaden als Vergeltung für die Offenlegung verursacht wurde. In solchen Fällen obliegt es der Person, die die schädigende Maßnahme ergriffen hat, zu beweisen, dass diese Maßnahme auf ordnungsgemäß gerechtfertigten Gründen beruhte, die nichts mit der Offenlegung zu tun hatten.
    • • In Gerichtsverfahren, einschließlich solcher wegen Verleumdung, Urheberrechtsverletzung, Verletzung von Geheimhaltungsvorschriften, Verletzung von Datenschutzbestimmungen, Offenlegung von Geschäftsgeheimnissen oder arbeitsrechtlicher oder gesetzlicher Schadensersatzansprüche, trifft den Hinweisgeber und die Personen, auf die der Hinweisgeberschutz rechtmäßig erstreckt ist, keinerlei Haftung. Der Hinweisgeber und die Personen, auf die der Hinweisgeberschutz gesetzlich erstreckt ist, können sich zu ihrer Verteidigung und im Rahmen eines solchen Verfahrens darauf berufen, dass sie etwas offenbart haben, sofern sie berechtigten Grund zu der Annahme hatten, dass die Offenbarung zur Aufdeckung eines Verstoßes gegen das Hinweisgeberschutzgesetz erforderlich war.

 

5. Werbung

Der IIS-Beauftragte sorgt dafür, dass die notwendigen und angemessenen Informationen in klarer und leicht zugänglicher Form zur Verfügung gestellt werden, damit die Melder den entsprechenden internen Kanal des Unternehmens nutzen können.

Alle Informationen über die Verwendung des SII und den entsprechenden von der Gesellschaft eingerichteten internen Kanal sowie über die wesentlichen Grundsätze des SII können auf der Website der Gesellschaft unter folgender Adresse eingesehen werden: https://www.smc.eu/es-es und https://www.smctraining.com/es/.

 

6. Schutz von personenbezogenen Daten

Gemäß der Auslegung der spanischen Datenschutzbehörde in ihrem Rechtsgutachten vom 13. Juni 2023 (Ref. 0054/2023) zu Artikel 5.1 des Datenschutzgesetzes ist der für die Verarbeitung der über das SII erhobenen personenbezogenen Daten Verantwortliche das Unternehmen.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des SII erfolgt in voller Übereinstimmung mit den allgemeinen Grundsätzen und Verpflichtungen, die in den Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten und im Gesetz zum Schutz von Hinweisgebern festgelegt sind.

Die im Rahmen des SII erhobenen Daten werden von der Gesellschaft verarbeitet, die als für die Verarbeitung Verantwortlicher auftritt. Die entsprechenden Vereinbarungen über die Datenverarbeitung werden gegebenenfalls mit Dritten im Einklang mit den Datenschutzbestimmungen unterzeichnet.

 

7. Inkrafttreten

Diese Politik wird am 29. Oktober 2024 in Kraft treten.

 

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